Conseil de Trafford – modernisation de l’enregistrement des Interviews conforme à l’APCE
T‘équipe des services de réglementation duconseil municipal de Toronto a été confrontée à un défi unique lorsque son système d’enregistrement d’interviews sur CD a mystérieusement disparu. Cet événement inattendu est devenu le catalyseur de leur parcours de transformation numérique, les amenant à mettre en œuvre la solution d’enregistrement d’interviews basée sur le cloud de Davidhorn, conforme à la norme PACE.
« Nous avons examiné nos options et nous nous sommes dit que le numérique allait être tellement plus facile », explique Suzanne Whittaker, responsable des services de réglementation au conseil municipal de Trafford. Suzanne Whittaker, responsable des services de réglementation au Trafford Council.. « De plus, notre service informatique au sein du conseil essaie d’utiliser autant que possible le cloud pour le stockage et la protection des données.
Résumé
Le défi : Le système d’enregistrement des interviews sur CD du conseil municipal de Trafford a mystérieusement disparu, ce qui l’a contraint à trouver une solution de remplacement moderne pour ses services de réglementation.
La solution : Interviews du système d’interview recording numérique de Davidhorn, basé sur le cloud et conforme à la norme PACE, dans sept départements, dont ceux de la santé environnementale, des normes commerciales et de l’application des lois sur l’environnement.
Les résultats :
- Capacité de traitement d’un grand nombre d’ entretiens : traiter jusqu’à 40 entretiens par mois pour des services très sollicités tels que la police de l’environnement.
- Partage sécurisé : Élimination des problèmes informatiques grâce au partage par simple pression d’un bouton et à des pistes d’audit complètes.
- Réduction des coûts : La transcription intégrée remplace les services de transcription externes coûteux.
- Amélioration de la gestion des dossiers : Stockage centralisé des enregistrements et des documents en un seul endroit
- 25 ans d’évolution : Des magnétophones aux CD, en passant par la technologie moderne de l’informatique en nuage.
Citation clé : « Le plus grand avantage que nous constatons par rapport à notre équipement précédent est la possibilité de partager. Il n’y a plus d’inconvénients. » – Suzanne Whittaker, Conseil de Trafford
Mise en œuvre : Malgré les difficultés initiales liées au pare-feu informatique, le système sert désormais efficacement plusieurs départements. Les agents se sont rapidement adaptés après une certaine nervosité initiale, réalisant que « c’est tellement facile à utiliser ».
Un angle unique : Un enregistreur de CD manquant est devenu le catalyseur d’une transformation numérique complète dans les services de réglementation.
L’enregistrement d’interviews conformes à l’APCE au sein du Conseil de Trafford : Une histoire d’évolution
Les systèmes d’interview recording du conseil ont considérablement évolué au fil des ans. Mme Whittaker se souvient : « Lorsque j’ai rejoint Trafford, il y a environ 25 ans, nous utilisions un magnétophone à bande, c’est-à-dire un magnétophone à double bande. Il y a une dizaine d’années, ce système a été remplacé par un système de CD ».
Cette dernière transition vers une solution numérique représente l’engagement du conseil à adopter une technologie moderne et à améliorer l’efficacité dans de nombreux départements, y compris la santé environnementale, la protection de l’environnement, le logement dans le secteur privé, la lutte contre les parasites, les normes commerciales, les licences et l’équipe chargée de l’application des lois sur l’environnement.
Répondre aux demandes de volumes importants avec une solution d’enregistrement d’Interviews conforme à la norme PACE
La nécessité d’un système d’interview recording fiable et efficace est particulièrement cruciale pour des services tels que le service de l’environnement, qui traite, par exemple, les affaires de dépôts d’ordures. Pour que les Interviews menées au sein de la municipalité puissent être utilisées devant les tribunaux, l’enregistreur utilisé doit être conforme à la norme PACE – une exigence à laquelle la solution de Davidhorn répond parfaitement.
« C’est probablement l’équipe qui fait le plus d’entretiens, et elle dit qu’elle peut en faire jusqu’à 40 par mois », note Mme Whittaker. « D’autres équipes, comme celles chargées de l’octroi des licences, peuvent mener plusieurs entretiens par mois. En revanche, d’autres équipes peuvent n’avoir besoin de l’équipement que quelques fois par an. »
Avec des schémas d’utilisation aussi variés d’un département à l’autre, le système basé sur le cloud offre la flexibilité et la fiabilité nécessaires pour soutenir efficacement toutes les équipes tout en maintenant les normes de conformité strictes nécessaires pour les procédures judiciaires.
Transformer la gestion des dossiers grâce à l’innovation numérique
La mise en œuvre du système d’interview recordings numériques de Davidhorn a considérablement amélioré les processus de gestion des dossiers du Trafford Council. « Avec la gestion des dossiers, c’est beaucoup plus facile parce que vous avez un endroit où vous stockez les informations, vous avez l’enregistrement et tous les documents dont vous avez besoin au même endroit », explique-t-elle.
Cependant, l’avantage le plus important a été la possibilité de partager les enregistrements en toute sécurité. « Le plus grand avantage que nous constatons par rapport à notre équipement précédent est la possibilité de partager », souligne Mme Whittaker. « Auparavant, c’était un véritable problème pour nous.
Le conseil a rencontré des difficultés considérables avec son ancien système basé sur des CD, en particulier lorsqu’il s’agissait de répondre à des demandes de copies d’entretiens. « Notre équipe informatique n’aimait pas que nous copiions des CD, car si quelqu’un demandait une copie de l’entretien, nous devions alors essayer de trouver un moyen de copier le CD. Et bien sûr, ils ne vous laissent pas brancher quoi que ce soit sur le réseau pour des raisons de sécurité des données.
Cette limitation a créé des obstacles importants dans leur flux de travail, qui ont maintenant été éliminés. « Il n’y a plus de problème maintenant qu’il y a un bouton qui nous permet de le partager. Et il y a une piste d’audit complète.
Économies de temps et d’argent grâce à la transcription automatisée
La fonctionnalité de transcription intégrée offre des avantages substantiels pour les ressources limitées du conseil. « Les agents n’ont pas le temps de transcrire leurs propres entretiens, nous devons donc payer une société externe pour le faire, ce qui est un autre avantage lorsque les finances du Conseil sont toujours serrées.
En internalisant la transcription grâce à un système automatisé, le Trafford Council peut réorienter ses ressources financières vers d’autres services essentiels tout en réduisant la charge administrative qui pèse sur ses agents.
Relever les défis de la mise en œuvre
Le passage au système numérique n’a pas été sans difficultés. Le processus de mise en œuvre a nécessité une étroite collaboration avec le service informatique du conseil pour résoudre les problèmes techniques tels que la configuration des pare-feux.
Un autre défi consistait à s’assurer que les agents se sentaient à l’aise dans l’utilisation du nouveau système, notamment en raison de la nature critique des entretiens PACE. « Je pense qu’il y aura toujours une certaine nervosité, surtout dans le cas d’un entretien PACE, vous ne pourrez pas le refaire s’il se passe mal. C’est votre seule chance, en tant qu’agent, d’obtenir des preuves que vous pouvez utiliser dans une affaire judiciaire si nécessaire ».
Toutefois, ces préoccupations initiales se sont atténuées à mesure que les équipes se sont familiarisées avec l’équipement. « Plus elles ont joué avec et commencé à l’utiliser, plus elles se sont rendu compte qu’il était facile à utiliser.
Regarder vers l’avenir
Alors que le Trafford Council continue d’adopter des solutions numériques, le système d’enregistrement Davidhorn joue un rôle essentiel dans la modernisation de ses services de réglementation. Le conseil explore actuellement des fonctionnalités supplémentaires, telles que la capacité d’enregistrement visuel, qui représente une avancée significative par rapport à son ancien système uniquement audio.
« Notre équipe informatique a de nombreux projets numériques en cours, et le passage à un système basé sur le cloud signifie qu’elle n’a pas à se préoccuper du stockage et de la gestion des données dans cette solution basée sur le cloud », note Mme Whittaker, soulignant l’importance accordée à ces services essentiels de protection du public.
La transition vers l’enregistrement des interviews basé sur le cloud illustre l’engagement du Trafford Council en faveur de la transformation numérique, de l’amélioration de l’efficacité et du maintien des normes les plus élevées dans leurs fonctions réglementaires, malgré les défis posés par les ressources limitées et les priorités concurrentes.
