Conseil de lecture – Rationalisation des enquêtes grâce au matériel d’enregistrement des entretiens
L’équipe d’enquête sur les fraudes du conseil municipal de ReadingL’équipe d’enquête sur les fraudes du conseil municipal de Reading était confrontée à des problèmes liés à la vétusté de son matériel d’enregistrement des entretiens. La solution portable de gravure de DVD, vieille de 10 à 15 ans, n’était plus fiable, et sa longévité et sa qualité audio posaient problème. Paul Davis, qui a travaillé dans la police métropolitaine, a reconnu la nécessité d’un système moderne et efficace qui permettrait de gagner du temps et de réduire les coûts. Pour que les entretiens réalisés au sein du conseil municipal puissent être utilisés devant un tribunal, l’enregistreur utilisé doit être enregistré avec un logiciel PACE conforme à la norme PACE.
« Nous utilisions encore une solution de gravure de DVD avec une machine portable assez ancienne. La qualité audio n’était pas très bonne et nous avions des doutes sur la longévité du kit », explique Paul Davis, de l’équipe de lutte contre la fraude du conseil municipal de Reading. Paul Davis, de l’équipe d’enquête sur les fraudes du conseil municipal de Reading..
Résumé
Le défi : L’équipe d’enquête sur les fraudes du conseil municipal de Reading se débattait avec un système de gravure de DVD portable vieux de 10 à 15 ans, dont la qualité audio était médiocre et qui présentait des problèmes de fiabilité.
La solution : Après avoir évalué cinq sociétés différentes, ils ont choisi le système d’enregistrement numérique des entretiens basé sur le cloud de Davidhorn pour sa conception conviviale, sa réputation et sa conformité à la norme PACE.
Les résultats :
- Gain de temps : Élimination des processus d’étiquetage, de gravure et d’installation physique des DVD
- Réduction des coûts : La transcription intégrée remplace les services de transcription externes coûteux.
- Efficacité du stockage : Suppression du besoin de stockage physique des DVD (auparavant conservés pendant 6 ans)
- Amélioration du flux de travail : Fonctionnalités ajoutées telles que le streaming en temps réel pour les enquêtes complexes, le marquage des moments importants et les capacités de partage sécurisé.
- Impact sur plusieurs départements : Le service est désormais au service de cinq départements du conseil municipal, dont la santé environnementale, les licences et l’application de la législation en matière d’urbanisme.
Citation clé : « Cela a été une bouffée d’air frais pour tout le monde. Nous n’arrivons pas à croire que nous ayons pu travailler sans cela auparavant, car tout le monde utilisait le même système obsolète. » – Paul Davis, Conseil de l’arrondissement de Reading
Mise en œuvre : Processus transparent avec un support client solide, transformant un système obsolète en une solution numérique moderne et efficace, adaptée à l’environnement d’investigation d’aujourd’hui.
La recherche d’un équipement moderne pour l’enregistrement des entretiens avec le Conseil
Paul a pris l’initiative de trouver un système de remplacement, en collaborant avec cinq départements du conseil, dont la santé environnementale, les licences, l’application de la planification et les logements du secteur privé. Après avoir évalué différentes sociétés par le biais de démonstrations de leur matériel et de leurs logiciels, Davidhorn s’est imposé comme un choix évident.
« Je voulais mettre en œuvre une nouvelle solution car nous utilisions encore le système de gravure de DVD », explique M. Davis.
Ce qui a finalement convaincu le Reading Borough Council de choisir Davidhorn, c’est la convivialité de l’équipement, l’option « cloud » et la réputation de l’entreprise.
« Le kit avait l’air très convivial, ce qui était très important pour nous. Nous ne voulions rien de trop compliqué. Davidhorn est très réputé dans le monde entier et possède une bonne expérience dans ce domaine », souligne-t-il.
Un processus de mise en œuvre transparent
La transition vers le nouveau matériel d’enregistrement des entretiens avec le Conseil s’est déroulée remarquablement bien. M. Davis a travaillé en étroite collaboration avec Davidhorn pour installer l’équipement dans une salle d’entretien de l’APCE.
« Une fois que nous nous sommes mis d’accord sur tous les points et que nous avons décidé d’opter pour le kit de Davidhorn, le processus a été assez facile. Nous avons dû fournir tous les plans du bâtiment et de la pièce, mais l’ensemble du processus a été très simple. J’ai eu de très bons rapports avec le membre de l’équipe chargée de la réussite des clients de Davidhorn, qui était au téléphone ou à la fin d’un e-mail si j’avais besoin de quelque chose. Tout s’est déroulé de manière très transparente.
Transformer le processus d’entretien
Le nouveau système d’enregistrement des entretiens basé sur le cloud a révolutionné la manière dont le Reading Borough Council mène les entretiens. L’équipe a adopté la technologie avec enthousiasme, appréciant sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités qui permettent de gagner du temps.
« Cela a été une bouffée d’air frais pour tout le monde. L’équipe l’a trouvé très simple. Vous définissez vos métadonnées avant l’entretien, vous vous rendez dans la suite d’entretien, vous entrez votre code PIN, vous appuyez sur le bouton et vous enregistrez. Une fois l’entretien terminé, il est sauvegardé sur le cloud », explique M. Davis.
Le système offre plusieurs fonctions avancées qui ont amélioré le flux de travail de l’équipe, notamment des services de transcription, le marquage des moments importants au cours des entretiens et des capacités de diffusion en continu pour les enquêtes complexes.
« Ce qui est vraiment utile, c’est que vous pouvez diffuser l’entretien à quelqu’un qui n’est pas dans la pièce, ce qui est utile pour les enquêtes complexes où nous pouvons avoir besoin d’un expert dans un domaine spécifique pour observer l’entretien ».
Des économies de temps et d’argent considérables
Le passage à la solution numérique de Davidhorn a permis d’éliminer de nombreux processus fastidieux associés à l’ancien système basé sur les DVD.
« Notre temps est si précieux qu’une solution d’enregistrement comme celle-ci nous fait gagner beaucoup de temps. À l’époque où nous utilisions des DVD, nous devions décoller des étiquettes pour les placer sur les disques pour les copies originales et les copies de travail. Installer l’ancienne machine PACE, la brancher, installer les haut-parleurs – les nouvelles solutions nous font gagner beaucoup de temps.
Le service de transcription intégré est un autre domaine dans lequel le conseil voit des avantages.
« Nous utilisons la fonction de transcription et je pense qu’elle va évoluer au fur et à mesure qu’elle s’améliore. Elle est toujours très bonne et va nous permettre d’économiser beaucoup d’argent, car nous faisions auparavant appel à une société de transcription externe.
Le stockage a également été considérablement simplifié, éliminant le besoin d’espace de stockage physique pour les DVD qui doivent être conservés jusqu’à six ans.
« Nous avons une énorme armoire remplie de DVD, que nous n’aurons plus. C’est une très bonne chose pour nous. Nous n’arrivons pas à croire que nous ayons pu travailler sans cela auparavant, car tout le monde utilisait le même système obsolète. »
Regarder vers l’avenir
Alors que l’équipe continue d’explorer les capacités du système, elle est impatiente d’utiliser des fonctionnalités supplémentaires telles que la fonction de partage pour collaborer avec son équipe juridique, et elle est impatiente de voir les améliorations apportées au service de transcription.
Dans l’ensemble, l’expérience du Reading Borough Council avec Davidhorn a été extrêmement positive, transformant leur processus d’entretien en quelque chose de plus efficace, de plus fiable et de plus adapté à l’ère moderne.
