Reading Council – Rationalisierung von Ermittlungen durch Aufnahmegeräte für Interviews
Der Stadtrat von ReadingDas Betrugsermittlungsteam der Stadt Reading hatte Probleme mit seiner veralteten Ausrüstung für die Aufnahme von Interviews. Die 10 bis 15 Jahre alte tragbare Lösung zum Brennen von DVDs wurde unzuverlässig, und es gab Bedenken hinsichtlich ihrer Langlebigkeit und Audioqualität. Paul Davis, der über Erfahrungen bei der Metropolitan Police verfügt, erkannte die Notwendigkeit eines modernen, effizienten Systems, das Zeit und Kosten spart. Um sicherzustellen, dass die im gesamten Stadtrat durchgeführten Befragungen vor Gericht verwendet werden können, muss der verwendete Rekorder mit einem PACE konformes Aufzeichnungsgerät.
„Wir benutzten immer noch die DVD-Brennlösung mit einem tragbaren Gerät, das ziemlich alt war. Die Audioqualität war nicht besonders gut, und wir hatten Bedenken wegen der Langlebigkeit des Geräts“, erklärt Paul Davis vom Betrugsermittlungsteam des Stadtrats von Reading.
Zusammenfassung
Die Herausforderung: Das Betrugsermittlungsteam des Stadtrats von Reading hatte mit einem 10-15 Jahre alten tragbaren DVD-Brennsystem zu kämpfen, das eine schlechte Audioqualität und Probleme mit der Zuverlässigkeit aufwies.
Die Lösung: Nach der Evaluierung von fünf verschiedenen Unternehmen entschied man sich aufgrund des benutzerfreundlichen Designs, des guten Rufs und der PACE-Konformität für das cloudbasierte digitale Interview-Aufzeichnungssystem von Davidhorn.
Die Ergebnisse:
- Zeitersparnis: Keine DVD-Etikettierung, kein Brennen und keine physischen Einrichtungsprozesse mehr
- Kostenreduzierung: Integrierte Transkription ersetzt teure externe Transkriptionsdienste
- Effiziente Speicherung: Keine Notwendigkeit mehr für die physische Speicherung von DVDs (die zuvor 6 Jahre lang aufbewahrt wurden)
- Verbesserter Workflow: Zusätzliche Funktionen wie Echtzeit-Streaming für komplexe Untersuchungen, Markierung wichtiger Momente und sichere Freigabefunktionen
- Auswirkungen auf mehrere Abteilungen: Dient jetzt fünf Abteilungen des Stadtrats, darunter Umweltgesundheit, Genehmigungsverfahren und Planungsdurchsetzung
Schlüsselzitat: „Es war ein frischer Wind für alle. Wir können uns gar nicht vorstellen, wie wir bisher ohne dieses System gearbeitet haben, denn alle haben dasselbe veraltete System benutzt.“ – Paul Davis, Stadtrat von Reading
Implementierung: Nahtloser Prozess mit starkem Kundensupport, der ein veraltetes System in eine moderne, effiziente digitale Lösung umwandelt, die für den Zweck der heutigen Ermittlungsumgebung geeignet ist.
Die Suche nach modernen Aufnahmegeräten für Ratsinterviews
Paul leitete die Initiative zur Suche nach einem Ersatzsystem und arbeitete mit fünf Abteilungen der Stadtverwaltung zusammen, darunter Environmental Health, Licensing, Planning Enforcement und Private Sector Housing. Nach der Evaluierung verschiedener Unternehmen durch Vorführungen ihrer Hard- und Software fiel die Wahl eindeutig auf Davidhorn.
„Ich wollte eine neue Lösung implementieren, weil wir immer noch mit dem DVD-Brennsystem arbeiteten“, sagt Herr Davis.
Was den Stadtrat von Reading schließlich davon überzeugte, sich für Davidhorn zu entscheiden, war die Benutzerfreundlichkeit der Geräte, die Cloud-Option und der gute Ruf des Unternehmens.
„Das Kit sah sehr benutzerfreundlich aus, was für uns sehr wichtig war. Wir wollten nichts, was zu kompliziert sein würde. Davidhorn ist auf der ganzen Welt sehr angesehen und hat einen guten Hintergrund in diesem Bereich“, betont er.
Ein nahtloser Implementierungsprozess
Die Umstellung auf die neue Ausrüstung zur Aufzeichnung von Ratsinterviews verlief bemerkenswert reibungslos. Herr Davis arbeitete eng mit Davidhorn zusammen, um die Ausrüstung in einem PACE-Interviewraum zu installieren.
„Nachdem wir alles abgesprochen und uns für den Bausatz von Davidhorn entschieden hatten, war es ein ziemlich einfacher Prozess. Wir mussten alle Baupläne des Gebäudes und des Raums zur Verfügung stellen, aber der ganze Prozess war wirklich unkompliziert. Ich hatte ein sehr gutes Verhältnis zu dem Mitglied des Davidhorn Customer Success Teams, das mir telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung stand, wenn ich etwas brauchte. Es war alles sehr nahtlos.“
Den Interviewprozess umgestalten
Das neue cloudbasierte System zur Aufzeichnung von Interviews hat die Art und Weise, wie der Stadtrat von Reading Interviews führt, revolutioniert. Das Team hat die Technologie mit Begeisterung angenommen und schätzt die einfache Handhabung und die zeitsparenden Funktionen.
„Es war für alle ein frischer Wind. Das Team hat es als sehr einfach empfunden. Sie richten Ihre Metadaten vor dem Interview ein, gehen zur Interview-Suite, geben Ihre PIN ein, drücken den Knopf und nehmen auf. Wenn das Interview beendet ist, wird es in der Cloud gespeichert“, erklärt Herr Davis.
Das System bietet mehrere fortschrittliche Funktionen, die den Arbeitsablauf des Teams verbessert haben, darunter Transkriptionsdienste, das Markieren wichtiger Momente während der Befragung und Streaming-Funktionen für komplexe Ermittlungen.
„Was wirklich hilfreich ist, ist die Möglichkeit, das Interview an jemanden zu streamen, der sich nicht im Raum befindet. Das ist vorteilhaft für komplexe Ermittlungen, bei denen wir vielleicht jemanden wie einen Experten auf einem bestimmten Gebiet brauchen, der das Interview beobachtet.“
Signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen
Durch die Umstellung auf die digitale Lösung von Davidhorn wurden viele zeitaufwändige Prozesse, die mit dem alten DVD-basierten System verbunden waren, eliminiert.
„Unsere Zeit ist so wichtig und eine Aufnahmelösung wie diese spart uns eine Menge Zeit. Früher, als wir noch DVDs verwendeten, mussten wir Etiketten abziehen, um sie auf die Discs für Master- und Arbeitskopien zu kleben. Das Aufstellen des alten PACE-Geräts, das Anschließen, das Aufstellen der Lautsprecher – mit den neuen Lösungen sparen wir so viel Zeit.“
Der integrierte Transkriptionsdienst ist ein weiterer Bereich, in dem die Stadtverwaltung Vorteile sieht.
„Wir nutzen die Transkriptionsfunktion, und ich denke, dass sie sich weiterentwickeln wird, wenn sie besser wird. Sie ist immer noch sehr gut und wird uns eine Menge Geld sparen, da wir früher ein externes Transkriptionsunternehmen beauftragt haben.“
Auch die Speicherung wurde drastisch vereinfacht, da kein physischer Speicherplatz mehr für DVDs benötigt wird, die bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.
„Wir haben einen riesigen Schrank voller DVDs, die wir nicht mehr haben werden. Das ist wirklich gut für uns. Wir können gar nicht glauben, wie wir bisher ohne dieses System gearbeitet haben, denn alle haben dasselbe veraltete System benutzt.“
Blick in die Zukunft
Das Team erkundet weiterhin die Möglichkeiten des Systems und freut sich darauf, zusätzliche Funktionen wie die Freigabefunktion für die Zusammenarbeit mit dem Rechtsteam zu nutzen, und ist gespannt auf die Erweiterungen des Transkriptionsdienstes.
Insgesamt hat der Stadtrat von Reading mit Davidhorn durchweg positive Erfahrungen gemacht und seinen Interviewprozess effizienter und zuverlässiger gestaltet, so dass er den Anforderungen des modernen Zeitalters entspricht.
