Trafford Council – Modernisierung der PACE-konformen Vernehmungen

Das Team der Regulatory Services des Trafford Council stand vor einer einzigartigen Herausforderung, als ihr CD-basiertes Vernehmungsaufzeichnungssystem auf mysteriöse Weise verschwand. Dieses unerwartete Ereignis wurde zum Katalysator für die digitale Transformation und führte zur Implementierung der PACE-konformen cloudbasierten Davidhorn-Lösung für die Aufzeichnung von Vernehmungen.

PACE Compliant Interview Recording in Trafford Council

„Wir haben uns unsere Möglichkeiten angeschaut und dachten, dass es digital so viel einfacher sein wird“, erklärt Suzanne Whittaker, Regulatory Services Manager beim Trafford Council. „Außerdem versucht unsere IT-Abteilung im Rat, so viel wie möglich in die Cloud zu verlagern, um Daten zu speichern und zu schützen.

Zusammenfassung

Die Herausforderung: Das CD-basierte Vernehmungsaufzeichnungssystem des Trafford Council verschwand auf mysteriöse Weise und zwang die Stadt, einen modernen Ersatz für ihre Regulierungsdienste zu finden.

Die Lösung: Implementierung des cloudbasierten, PACE-konformen digitalen Vernehmungsaufzeichnungssystems von Davidhorn in sieben Abteilungen, darunter Environmental Health, Trading Standards und Environmental Enforcement.

Die Ergebnisse:

Hohe Kapazität: Bearbeitet bis zu 40 Vernehmungen pro Monat für vielbeschäftigte Abteilungen wie die Umweltbehörde
Sichere Freigabe: Keine IT-Kopfschmerzen mehr durch Freigabe auf Knopfdruck und vollständige Prüfprotokolle
Kosteneinsparungen: Integrierte Transkription ersetzt teure externe Transkriptionsdienste
Verbessertes Case Management: Zentralisierte Speicherung von Aufzeichnungen und Dokumenten an einem Ort
25 Jahre Entwicklung: Vom Kassettenrekorder über die CD zur modernen Cloud-Technologie

Schlüsselzitat: „Der größte Vorteil, den wir im Vergleich zu unseren früheren Geräten sehen, ist die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung. Es ist einfach nicht mehr so mühsam. – Suzanne Whittaker, Stadtverwaltung Trafford

Implementierung: Trotz anfänglicher Probleme mit der IT-Firewall bedient das System jetzt mehrere Abteilungen effizient. Die Beamten haben sich nach anfänglicher Nervosität schnell an das System gewöhnt und festgestellt, dass es „so einfach zu bedienen ist“.

Einzigartiger Blickwinkel: Ein verschwundener CD-Brenner wurde zum Katalysator für eine umfassende digitale Transformation im Bereich der Regulierungsdienste.

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PACE Compliant Vernehmung Recording in Trafford Council: A History of Evolution

Die Aufnahmesysteme der Stadtverwaltung haben sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt. Frau Whittaker erinnert sich: „Als ich vor etwa 25 Jahren in Trafford anfing, benutzten wir ein Tonbandgerät, und zwar ein Doppelbandgerät. Das wurde vor etwa 10 Jahren durch ein CD-System ersetzt.“

Diese jüngste Umstellung auf eine digitale Lösung steht für das Engagement der Stadtverwaltung, moderne Technologien einzusetzen und die Effizienz in mehreren Abteilungen zu verbessern , darunter Umweltgesundheit, Umweltschutz, privater Wohnungsbau, Schädlingsbekämpfung, Handelsnormen, Lizenzvergabe und das Umweltvollzugsteam.

Mit der PACE-kompatiblen Lösung zur Aufzeichnung von Vernehmungen erfüllen Sie die hohen Anforderungen von

Der Bedarf an einem zuverlässigen und effizienten System zur Aufzeichnung von Vernehmungen ist besonders wichtig für Abteilungen wie die Umweltbehörde, die zum Beispiel Fälle von Müllentsorgung bearbeitet. Um sicherzustellen, dass die im gesamten Stadtrat durchgeführten Befragungen vor Gericht verwendet werden können, muss das verwendete Aufnahmegerät PACE-konform sein – eine Anforderung, die die Lösung von Davidhorn vollständig erfüllt.

„Sie führen wahrscheinlich die meisten Vernehmungen durch und sagen, dass sie bis zu 40 pro Monat machen können“, bemerkt Frau Whittaker. „Andere Teams, wie z.B. die Lizenzvergabe, können mehrere Befragungen pro Monat durchführen. Im Gegensatz dazu benötigen andere Teams die Ausrüstung vielleicht nur eine Handvoll Mal im Jahr.“

Bei so unterschiedlichen Nutzungsmustern in den einzelnen Abteilungen bietet das Cloud-basierte System die Flexibilität und Zuverlässigkeit, die erforderlich ist, um alle Teams effektiv zu unterstützen und gleichzeitig die strengen Compliance-Standards einzuhalten, die für Gerichtsverfahren erforderlich sind.

Transformation des Fallmanagements durch digitale Innovation

Die Einführung des digitalen Vernehmungsaufzeichnungssystem von Davidhorn hat die Fallmanagementprozesse des Trafford Council erheblich verbessert. „Das Fallmanagement ist viel einfacher, weil Sie einen Ort haben, an dem Sie die Informationen, die Aufzeichnung und alle benötigten Dokumente an einem Ort speichern können“, erklärt sie.

Der größte Vorteil ist jedoch die Möglichkeit, Aufnahmen auf sichere Weise zu teilen. „Der größte Vorteil, den wir im Vergleich zu unseren früheren Geräten sehen, ist die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung“, betont Frau Whittaker. „Früher war das ein echtes Problem für uns.“

Die Stadtverwaltung hatte mit ihrem früheren CD-basierten System erhebliche Probleme, insbesondere bei der Beantwortung von Anfragen nach Kopien von Vernehmungen. „Unser IT-Team wollte nicht, dass wir CDs kopieren, denn wenn jemand eine Kopie des Vernehmungen anforderte, mussten wir einen Weg finden, die CD zu kopieren. Und natürlich darf man aus Gründen der Datensicherheit nichts an das Netzwerk anschließen.“

Diese Einschränkung führte zu erheblichen Hindernissen in ihrem Arbeitsablauf, die nun beseitigt sind. „Jetzt, da es eine Schaltfläche gibt, mit der wir die Daten freigeben können, sind diese Probleme nicht mehr vorhanden. Und es gibt einen vollständigen Prüfpfad.“

Kosten- und Zeitersparnis durch automatisierte Transkription

Die integrierte Transkriptionsfunktion bietet erhebliche Vorteile für die knappen Ressourcen der Stadtverwaltung. „Die Beamten haben nicht die Zeit, ihre eigenen Vernehmungen zu transkribieren, so dass wir dann ein externes Unternehmen für die Transkription bezahlen müssten, was in Zeiten knapper Kassen ein weiterer Vorteil ist.

Durch die Verlagerung der Transkription ins Haus über ein automatisiertes System kann der Stadtrat von Trafford seine finanziellen Ressourcen auf andere wichtige Dienste umleiten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für seine Beamten verringern.

Herausforderungen bei der Implementierung meistern

Die Umstellung auf das digitale System war nicht ohne Herausforderungen. Der Implementierungsprozess erforderte eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung der Stadtverwaltung, um technische Hürden wie Firewall-Konfigurationen zu überwinden.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass sich die Beamten im Umgang mit dem neuen System sicher fühlten, insbesondere angesichts der kritischen Natur der PACE-Befragungen. „Ich denke, man wird immer nervös sein, besonders bei einer PACE-Befragung, die man nicht wiederholen kann, wenn sie schief geht. Das ist Ihre einzige Chance als Polizist, Beweise zu sammeln, die Sie bei Bedarf vor Gericht verwenden können.“

Diese anfänglichen Bedenken haben sich jedoch in dem Maße verringert, wie sich die Teams mit dem Gerät vertraut gemacht haben. „Je mehr sie damit herumgespielt und angefangen haben, es zu benutzen, desto mehr haben sie gemerkt, dass es einfach zu bedienen ist.“

Blick in die Zukunft

Der Stadtrat von Trafford setzt weiterhin auf digitale Lösungen und das Aufzeichnungssystem von Davidhorn spielt eine wichtige Rolle bei der Modernisierung seiner Behördendienste. Die Stadtverwaltung prüft nun zusätzliche Funktionen, wie die visuelle Aufzeichnungsmöglichkeit, die einen bedeutenden Fortschritt gegenüber dem bisherigen reinen Audiosystem darstellt.

„Unser IT-Team hat eine Menge digitaler Projekte laufen, so dass der Wechsel zu einem cloudbasierten System bedeutet, dass sie sich nicht um die Speicherung und Verwaltung der Daten in dieser cloudbasierten Lösung kümmern müssen“, stellt Frau Whittaker fest und unterstreicht damit die Bedeutung, die diesen wichtigen öffentlichen Schutzdiensten beigemessen wird.

Die Umstellung auf die cloudbasierte Aufzeichnung von Vernehmungen ist ein Beispiel für das Engagement des Trafford Councils für die digitale Transformation, die Verbesserung der Effizienz und die Aufrechterhaltung höchster Standards in seinen behördlichen Funktionen trotz der Herausforderungen durch begrenzte Ressourcen und konkurrierende Prioritäten.