Enquêtes d’entreprise – cas client

Améliorer les enquêtes d’entreprise au sein d’une société technologique internationale : un examen plus approfondi

Cette entreprise mondiale dont le siège se trouve en Europe peut se targuer d’avoir un effectif massif d’environ 350 000 employés répartis sur de nombreux sites dans le monde. L’un des piliers de l’entreprise est le service de sécurité de l’entreprise, composé d’environ 200 professionnels spécialisés dans des domaines tels que la sécurité des déplacements, l’évaluation des actifs et la protection des sites. Ce département joue un rôle essentiel dans les opérations de l’entreprise et a une histoire importante, avec plus de trois décennies d’expérience dans la conduite d’entretiens avec les employés, les partenaires de service et les clients.

L’entreprise applique en interne des directives strictes en matière de conduite des affaires, qui s’appliquent à l’ensemble des employés, des partenaires commerciaux et des clients. Si quelqu’un enfreint ces directives et commet un délit, le service de sécurité de l’entreprise intervient pour mener des entretiens et traiter les éventuels actes répréhensibles.

Résumé

Amélioration des processus d’enquête : Une entreprise technologique internationale utilise les solutions d’enregistrement de Davidhorn et les intègre à ses opérations de sécurité d’entreprise pour rationaliser les entretiens, réduire les malentendus et garantir une documentation précise et juridiquement solide, en particulier dans les cas sensibles tels que le harcèlement et la traque.
Flexibilité et efficacité opérationnelles : Avec trois licences pour le logiciel d’enregistrement, l’équipe de sécurité de l’entreprise peut mener des entretiens dans le monde entier, à la fois au bureau et à distance, ce qui améliore son efficacité. Les fonctionnalités du logiciel, telles que la mise en signet et les transferts de fichiers sécurisés, facilitent des enquêtes efficaces et sans faille.
Une innovation tournée vers l’avenir : Pour l’avenir, l’entreprise souhaite adopter des fonctions basées sur l’IA, telles que la synthèse vocale et les résumés automatiques, afin d’accroître la productivité et de maintenir les normes d’intégrité et de professionnalisme les plus élevées dans ses processus d’enquête.

Tirer parti de la solution Davidhorn

Les entretiens d’investigation sont au cœur des efforts déployés par l’entreprise pour maintenir l’intégrité et faire respecter ses normes commerciales. Au fil des ans, l’entreprise a été confrontée à des situations où, après avoir mené des entretiens, des questions supplémentaires ont été posées par d’autres parties, telles que les services des ressources humaines ou les services juridiques. Grâce à la solution, nous disposions de la transcription et de l’enregistrement de l’entretien pour nous y référer. En outre, au tribunal, les juges posent parfois des questions sur nos entretiens. Grâce à la solution technologique, nous avons pu présenter les transcriptions et les enregistrements complets des entretiens.

Ces enregistrements servent à dissiper les doutes, à éviter les malentendus et à garantir l’exactitude des informations, en particulier dans les cas complexes. L’entreprise traite souvent de questions sensibles telles que le harcèlement, le harcèlement sexuel et les comportements menaçants. Dans de tels cas, les entretiens enregistrés fournissent des preuves précieuses et garantissent l’équité et la légalité du processus d’entretien.

Actuellement, l’entreprise détient trois licences pour des logiciels d’enregistrement, ce qui permet au service de sécurité de l’entreprise de mener des entretiens à sa convenance. Compte tenu de leur portée mondiale, les entretiens ont eu lieu dans différents pays, ce qui démontre la flexibilité et l’efficacité de cette approche.

Un éventail de cas d’enquête

L’entreprise fonctionne comme une vaste organisation, dotée d’importants services juridiques, de conformité et de ressources humaines. Chacun de ces services mène des enquêtes dans son domaine de responsabilité. Le service de sécurité de l’entreprise s’occupe principalement d’infractions pénales telles que le vol, le sabotage, l’espionnage, les menaces et le harcèlement, mais il collabore également avec d’autres services. Lorsque les départements RH, conformité ou juridique ont besoin d’entretiens d’investigation professionnels, ils s’adressent à l’équipe de la sécurité d’entreprise, reconnaissant son expertise dans ce domaine.

Respect des lois locales

Naviguer dans les méandres des questions juridiques dans diverses régions peut s’avérer difficile. L’entreprise s’attaque à ce problème en mettant en place des services juridiques et de conformité dans des pays spécifiques, soutenus par des contacts juridiques internes qui fournissent des conseils sur les lois locales. Elle s’assure ainsi que son approche des enquêtes s’aligne sur les cadres juridiques régionaux. Si les lois locales constituent le fondement de son approche, l’entreprise adhère également à ses normes éthiques internes lorsqu’elle mène des enquêtes.

Projets futurs pour les entretiens d’investigation

Actuellement, la sécurité d’entreprise est l’un des premiers services de l’organisation à utiliser un logiciel d’enregistrement pour les entretiens. Cette technologie a non seulement amélioré l’efficacité des enquêtes, mais a également servi de modèle à d’autres services. D’abord accueillis avec scepticisme, les avantages de cette technologie sont devenus de plus en plus évidents pour les autres divisions, et le département de la sécurité d’entreprise prévoit une adoption plus large dans un avenir proche. Pour soutenir leurs collègues, ils prévoient d’offrir une formation et une assistance afin de s’assurer que les entretiens sont menés de manière professionnelle et efficace.

Un flux de travail rationalisé

L’entreprise utilise un logiciel de signalement d’incidents utilisé dans toute l’entreprise, ce qui permet de signaler même des cas mineurs, tels que la perte d’effets personnels. Le service de sécurité de l’entreprise, en tant que responsable de la gouvernance, examine tous les cas. En règle générale, les enquêtes locales sont gérées par le responsable de la sécurité du pays. Cependant, pour les cas complexes ou politiquement sensibles, l’équipe de sécurité de l’entreprise est appelée à fournir son expertise et son soutien.

Principales caractéristiques du logiciel d’enregistrement

Le logiciel d’enregistrement offre plusieurs fonctions précieuses qui améliorent le processus d’enquête. Une fonction particulièrement utile est la possibilité de créer des signets pendant les entretiens. Cela permet aux enquêteurs de revenir rapidement à des points d’intérêt spécifiques sans avoir à effectuer de longues recherches. Il est important de noter que les enregistrements sont sécurisés et inviolables.

En outre, les canaux de communication interne de l’entreprise facilitent les transferts de fichiers, garantissant ainsi que toutes les parties prenantes ont accès aux enregistrements. Le système d’assistance du logiciel a également été très réactif, avec une aide rapide en cas de problème.

Intégration transparente et flexibilité

L’entreprise opère sur différents sites et l’équipe de sécurité de l’entreprise travaille à la fois depuis le bureau et à distance, ce qui permet une certaine flexibilité dans son travail. Ils sont toujours prêts à mener des entretiens, leurs ordinateurs portables étant équipés des logiciels et des webcams nécessaires. Cette préparation est un gage d’efficacité et leur permet de réaliser des entretiens conformes aux normes légales.

Perspectives d’avenir : Fonctionnalité Speech-to-Text

Alors que l’entreprise continue d’adopter la technologie pour améliorer ses processus d’enquête, le service de sécurité de l’entreprise est particulièrement désireux d’exploiter la fonctionnalité de synthèse vocale à l’avenir. Cette avancée promet de stimuler considérablement la productivité en automatisant la transcription des entretiens, épargnant ainsi aux enquêteurs la tâche fastidieuse de la transcription manuelle. Outre la synthèse vocale, l’équipe souhaite explorer d’autres fonctions d’amélioration de la productivité, telles que les résumés automatiques.

L’engagement de l’entreprise à garantir des enquêtes équitables, éthiques et légales s’aligne sur sa mission plus large qui consiste à maintenir les normes d’intégrité et de professionnalisme les plus élevées. Grâce aux progrès constants de la technologie et à l’accent mis sur la collaboration entre les différents services, l’entreprise est déterminée à continuer d’offrir les meilleures pratiques en matière d’entretiens d’investigation.

Compte tenu de la nature sensible des sujets abordés dans cet article, nous avons convenu avec notre client de ne pas divulguer son identité. Cependant, les idées et les expériences qu’il a partagées sont incroyablement précieuses et applicables à divers secteurs et cas d’utilisation.