« C’est probablement l’équipe qui fait le plus d’entretiens, et elle dit qu’elle peut en faire jusqu’à 40 par mois », note Mme Whittaker. « D’autres équipes, comme celles chargées de l’octroi des licences, peuvent mener plusieurs entretiens par mois. En revanche, d’autres équipes peuvent n’avoir besoin de l’équipement que quelques fois par an. »

Avec des schémas d’utilisation aussi variés d’un département à l’autre, le système basé sur le cloud offre la flexibilité et la fiabilité nécessaires pour soutenir efficacement toutes les équipes tout en maintenant les normes de conformité strictes nécessaires pour les procédures judiciaires.

Transformer la gestion des dossiers grâce à l’innovation numérique

La mise en œuvre du système d’interview recordings numériques de Davidhorn a considérablement amélioré les processus de gestion des dossiers du Trafford Council. « Avec la gestion des dossiers, c’est beaucoup plus facile parce que vous avez un endroit où vous stockez les informations, vous avez l’enregistrement et tous les documents dont vous avez besoin au même endroit », explique-t-elle.

Cependant, l’avantage le plus important a été la possibilité de partager les enregistrements en toute sécurité. « Le plus grand avantage que nous constatons par rapport à notre équipement précédent est la possibilité de partager », souligne Mme Whittaker. « Auparavant, c’était un véritable problème pour nous.

Le conseil a rencontré des difficultés considérables avec son ancien système basé sur des CD, en particulier lorsqu’il s’agissait de répondre à des demandes de copies d’entretiens. « Notre équipe informatique n’aimait pas que nous copiions des CD, car si quelqu’un demandait une copie de l’entretien, nous devions alors essayer de trouver un moyen de copier le CD. Et bien sûr, ils ne vous laissent pas brancher quoi que ce soit sur le réseau pour des raisons de sécurité des données.

Cette limitation a créé des obstacles importants dans leur flux de travail, qui ont maintenant été éliminés. « Il n’y a plus de problème maintenant qu’il y a un bouton qui nous permet de le partager. Et il y a une piste d’audit complète.

Économies de temps et d’argent grâce à la transcription automatisée

La fonctionnalité de transcription intégrée offre des avantages substantiels pour les ressources limitées du conseil. « Les agents n’ont pas le temps de transcrire leurs propres entretiens, nous devons donc payer une société externe pour le faire, ce qui est un autre avantage lorsque les finances du Conseil sont toujours serrées.

En internalisant la transcription grâce à un système automatisé, le Trafford Council peut réorienter ses ressources financières vers d’autres services essentiels tout en réduisant la charge administrative qui pèse sur ses agents.

Relever les défis de la mise en œuvre

Le passage au système numérique n’a pas été sans difficultés. Le processus de mise en œuvre a nécessité une étroite collaboration avec le service informatique du conseil pour résoudre les problèmes techniques tels que la configuration des pare-feux.

Un autre défi consistait à s’assurer que les agents se sentaient à l’aise dans l’utilisation du nouveau système, notamment en raison de la nature critique des entretiens PACE. « Je pense qu’il y aura toujours une certaine nervosité, surtout dans le cas d’un entretien PACE, vous ne pourrez pas le refaire s’il se passe mal. C’est votre seule chance, en tant qu’agent, d’obtenir des preuves que vous pouvez utiliser dans une affaire judiciaire si nécessaire ».

Toutefois, ces préoccupations initiales se sont atténuées à mesure que les équipes se sont familiarisées avec l’équipement. « Plus elles ont joué avec et commencé à l’utiliser, plus elles se sont rendu compte qu’il était facile à utiliser.

Regarder vers l’avenir

Alors que le Trafford Council continue d’adopter des solutions numériques, le système d’enregistrement Davidhorn joue un rôle essentiel dans la modernisation de ses services de réglementation. Le conseil explore actuellement des fonctionnalités supplémentaires, telles que la capacité d’enregistrement visuel, qui représente une avancée significative par rapport à son ancien système uniquement audio.

« Notre équipe informatique a de nombreux projets numériques en cours, et le passage à un système basé sur le cloud signifie qu’elle n’a pas à se préoccuper du stockage et de la gestion des données dans cette solution basée sur le cloud », note Mme Whittaker, soulignant l’importance accordée à ces services essentiels de protection du public.

La transition vers l’enregistrement des interviews basé sur le cloud illustre l’engagement du Trafford Council en faveur de la transformation numérique, de l’amélioration de l’efficacité et du maintien des normes les plus élevées dans leurs fonctions réglementaires, malgré les défis posés par les ressources limitées et les priorités concurrentes.

Transformer le processus d’Interviews

Le nouveau système d’enregistrement des interviews basé sur le cloud a révolutionné la façon dont le conseil de l’arrondissement de Reading mène les interviews. L’équipe a adopté la technologie avec enthousiasme, appréciant sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités qui permettent de gagner du temps.

« Cela a été une bouffée d’air frais pour tout le monde. L’équipe l’a trouvé très simple. Vous définissez vos métadonnées avant l’entretien, vous vous rendez dans la suite d’entretien, vous entrez votre code PIN, vous appuyez sur le bouton et vous enregistrez. Une fois l’entretien terminé, il est sauvegardé sur le cloud », explique M. Davis.

Le système offre plusieurs fonctions avancées qui ont amélioré le flux de travail de l’équipe, notamment des services de transcription, le marquage des moments importants au cours des entretiens et des capacités de diffusion en continu pour les enquêtes complexes.

« Ce qui est vraiment utile, c’est que vous pouvez diffuser l’entretien à quelqu’un qui n’est pas dans la pièce, ce qui est utile pour les enquêtes complexes où nous pouvons avoir besoin d’un expert dans un domaine spécifique pour observer l’entretien ».

Des économies de temps et d’argent considérables

Le passage à la solution numérique de Davidhorn a permis d’éliminer de nombreux processus fastidieux associés à l’ancien système basé sur les DVD.

« Notre temps est si précieux qu’une solution d’enregistrement comme celle-ci nous fait gagner beaucoup de temps. À l’époque où nous utilisions des DVD, nous devions décoller des étiquettes pour les placer sur les disques pour les copies originales et les copies de travail. Installer l’ancienne machine PACE, la brancher, installer les haut-parleurs – les nouvelles solutions nous font gagner beaucoup de temps.

Le service de transcription intégré est un autre domaine dans lequel le conseil voit des avantages.

« Nous utilisons la fonction de transcription et je pense qu’elle va évoluer au fur et à mesure qu’elle s’améliore. Elle est toujours très bonne et va nous permettre d’économiser beaucoup d’argent, car nous faisions auparavant appel à une société de transcription externe.

Le stockage a également été considérablement simplifié, éliminant le besoin d’espace de stockage physique pour les DVD qui doivent être conservés jusqu’à six ans.

« Nous avons une énorme armoire remplie de DVD, que nous n’aurons plus. C’est une très bonne chose pour nous. Nous n’arrivons pas à croire que nous ayons pu travailler sans cela auparavant, car tout le monde utilisait le même système obsolète. »

Regarder vers l’avenir

Alors que l’équipe continue d’explorer les capacités du système, elle est impatiente d’utiliser des fonctionnalités supplémentaires telles que la fonction de partage pour collaborer avec son équipe juridique, et elle est impatiente de voir les améliorations apportées au service de transcription.

Dans l’ensemble, l’expérience du Reading Borough Council avec Davidhorn a été extrêmement positive, transformant leur processus d’entretien en quelque chose de plus efficace, de plus fiable et de plus adapté à l’ère moderne.