Den Vernehmungsprozess umgestalten

Das neue cloudbasierte System zur Aufzeichnung von Vernehmungen hat die Art und Weise, wie der Stadtrat von Reading Vernehmung führt, revolutioniert. Das Team hat die Technologie mit Begeisterung angenommen und schätzt die einfache Handhabung und die zeitsparenden Funktionen.

„Es war für alle ein frischer Wind. Das Team hat es als sehr einfach empfunden. Sie richten Ihre Metadaten vor dem Vernehmung ein, gehen zur Vernehmungsraum, geben Ihre PIN ein, drücken den Knopf und nehmen auf. Wenn das Vernehmung beendet ist, wird es in der Cloud gespeichert“, erklärt Herr Davis.

Das System bietet mehrere fortschrittliche Funktionen, die den Arbeitsablauf des Teams verbessert haben, darunter Transkriptionsdienste, das Markieren wichtiger Momente während der Befragung und Streaming-Funktionen für komplexe Ermittlungen.

„Was wirklich hilfreich ist, ist die Möglichkeit, das Vernehmung an jemanden zu streamen, der sich nicht im Raum befindet. Das ist vorteilhaft für komplexe Ermittlungen, bei denen wir vielleicht jemanden wie einen Experten auf einem bestimmten Gebiet brauchen, der das Vernehmung beobachtet.“

Signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen

Durch die Umstellung auf die digitale Lösung von Davidhorn wurden viele zeitaufwändige Prozesse, die mit dem alten DVD-basierten System verbunden waren, eliminiert.

„Unsere Zeit ist so wichtig und eine Aufnahmelösung wie diese spart uns eine Menge Zeit. Früher, als wir noch DVDs verwendeten, mussten wir Etiketten abziehen, um sie auf die Discs für Master- und Arbeitskopien zu kleben. Das Aufstellen des alten PACE-Geräts, das Anschließen, das Aufstellen der Lautsprecher – mit den neuen Lösungen sparen wir so viel Zeit.“

Der integrierte Transkriptionsdienst ist ein weiterer Bereich, in dem die Stadtverwaltung Vorteile sieht.

„Wir nutzen die Transkriptionsfunktion, und ich denke, dass sie sich weiterentwickeln wird, wenn sie besser wird. Sie ist immer noch sehr gut und wird uns eine Menge Geld sparen, da wir früher ein externes Transkriptionsunternehmen beauftragt haben.“

Auch die Speicherung wurde drastisch vereinfacht, da kein physischer Speicherplatz mehr für DVDs benötigt wird, die bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.

„Wir haben einen riesigen Schrank voller DVDs, die wir nicht mehr haben werden. Das ist wirklich gut für uns. Wir können gar nicht glauben, wie wir bisher ohne dieses System gearbeitet haben, denn alle haben dasselbe veraltete System benutzt.“

Blick in die Zukunft

Das Team erkundet weiterhin die Möglichkeiten des Systems und freut sich darauf, zusätzliche Funktionen wie die Freigabefunktion für die Zusammenarbeit mit dem Rechtsteam zu nutzen, und ist gespannt auf die Erweiterungen des Transkriptionsdienstes.

Insgesamt hat der Stadtrat von Reading mit Davidhorn durchweg positive Erfahrungen gemacht und seinen Vernehmungsprozess effizienter und zuverlässiger gestaltet, so dass er den Anforderungen des modernen Zeitalters entspricht.

„Sie führen wahrscheinlich die meisten Vernehmungen durch und sagen, dass sie bis zu 40 pro Monat machen können“, bemerkt Frau Whittaker. „Andere Teams, wie z.B. die Lizenzvergabe, können mehrere Befragungen pro Monat durchführen. Im Gegensatz dazu benötigen andere Teams die Ausrüstung vielleicht nur eine Handvoll Mal im Jahr.“

Bei so unterschiedlichen Nutzungsmustern in den einzelnen Abteilungen bietet das Cloud-basierte System die Flexibilität und Zuverlässigkeit, die erforderlich ist, um alle Teams effektiv zu unterstützen und gleichzeitig die strengen Compliance-Standards einzuhalten, die für Gerichtsverfahren erforderlich sind.

Transformation des Fallmanagements durch digitale Innovation

Die Einführung des digitalen Vernehmungsaufzeichnungssystem von Davidhorn hat die Fallmanagementprozesse des Trafford Council erheblich verbessert. „Das Fallmanagement ist viel einfacher, weil Sie einen Ort haben, an dem Sie die Informationen, die Aufzeichnung und alle benötigten Dokumente an einem Ort speichern können“, erklärt sie.

Der größte Vorteil ist jedoch die Möglichkeit, Aufnahmen auf sichere Weise zu teilen. „Der größte Vorteil, den wir im Vergleich zu unseren früheren Geräten sehen, ist die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung“, betont Frau Whittaker. „Früher war das ein echtes Problem für uns.“

Die Stadtverwaltung hatte mit ihrem früheren CD-basierten System erhebliche Probleme, insbesondere bei der Beantwortung von Anfragen nach Kopien von Vernehmungen. „Unser IT-Team wollte nicht, dass wir CDs kopieren, denn wenn jemand eine Kopie des Vernehmungen anforderte, mussten wir einen Weg finden, die CD zu kopieren. Und natürlich darf man aus Gründen der Datensicherheit nichts an das Netzwerk anschließen.“

Diese Einschränkung führte zu erheblichen Hindernissen in ihrem Arbeitsablauf, die nun beseitigt sind. „Jetzt, da es eine Schaltfläche gibt, mit der wir die Daten freigeben können, sind diese Probleme nicht mehr vorhanden. Und es gibt einen vollständigen Prüfpfad.“

Kosten- und Zeitersparnis durch automatisierte Transkription

Die integrierte Transkriptionsfunktion bietet erhebliche Vorteile für die knappen Ressourcen der Stadtverwaltung. „Die Beamten haben nicht die Zeit, ihre eigenen Vernehmungen zu transkribieren, so dass wir dann ein externes Unternehmen für die Transkription bezahlen müssten, was in Zeiten knapper Kassen ein weiterer Vorteil ist.

Durch die Verlagerung der Transkription ins Haus über ein automatisiertes System kann der Stadtrat von Trafford seine finanziellen Ressourcen auf andere wichtige Dienste umleiten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für seine Beamten verringern.

Herausforderungen bei der Implementierung meistern

Die Umstellung auf das digitale System war nicht ohne Herausforderungen. Der Implementierungsprozess erforderte eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung der Stadtverwaltung, um technische Hürden wie Firewall-Konfigurationen zu überwinden.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass sich die Beamten im Umgang mit dem neuen System sicher fühlten, insbesondere angesichts der kritischen Natur der PACE-Befragungen. „Ich denke, man wird immer nervös sein, besonders bei einer PACE-Befragung, die man nicht wiederholen kann, wenn sie schief geht. Das ist Ihre einzige Chance als Polizist, Beweise zu sammeln, die Sie bei Bedarf vor Gericht verwenden können.“

Diese anfänglichen Bedenken haben sich jedoch in dem Maße verringert, wie sich die Teams mit dem Gerät vertraut gemacht haben. „Je mehr sie damit herumgespielt und angefangen haben, es zu benutzen, desto mehr haben sie gemerkt, dass es einfach zu bedienen ist.“

Blick in die Zukunft

Der Stadtrat von Trafford setzt weiterhin auf digitale Lösungen und das Aufzeichnungssystem von Davidhorn spielt eine wichtige Rolle bei der Modernisierung seiner Behördendienste. Die Stadtverwaltung prüft nun zusätzliche Funktionen, wie die visuelle Aufzeichnungsmöglichkeit, die einen bedeutenden Fortschritt gegenüber dem bisherigen reinen Audiosystem darstellt.

„Unser IT-Team hat eine Menge digitaler Projekte laufen, so dass der Wechsel zu einem cloudbasierten System bedeutet, dass sie sich nicht um die Speicherung und Verwaltung der Daten in dieser cloudbasierten Lösung kümmern müssen“, stellt Frau Whittaker fest und unterstreicht damit die Bedeutung, die diesen wichtigen öffentlichen Schutzdiensten beigemessen wird.

Die Umstellung auf die cloudbasierte Aufzeichnung von Vernehmungen ist ein Beispiel für das Engagement des Trafford Councils für die digitale Transformation, die Verbesserung der Effizienz und die Aufrechterhaltung höchster Standards in seinen behördlichen Funktionen trotz der Herausforderungen durch begrenzte Ressourcen und konkurrierende Prioritäten.

Den Vernehmungsprozess umgestalten

Das neue cloudbasierte System zur Aufzeichnung von Vernehmungen hat die Art und Weise, wie der Stadtrat von Reading Vernehmung führt, revolutioniert. Das Team hat die Technologie mit Begeisterung angenommen und schätzt die einfache Handhabung und die zeitsparenden Funktionen.

„Es war für alle ein frischer Wind. Das Team hat es als sehr einfach empfunden. Sie richten Ihre Metadaten vor dem Vernehmung ein, gehen zur Vernehmungsraum, geben Ihre PIN ein, drücken den Knopf und nehmen auf. Wenn das Vernehmung beendet ist, wird es in der Cloud gespeichert“, erklärt Herr Davis.

Das System bietet mehrere fortschrittliche Funktionen, die den Arbeitsablauf des Teams verbessert haben, darunter Transkriptionsdienste, das Markieren wichtiger Momente während der Befragung und Streaming-Funktionen für komplexe Ermittlungen.

„Was wirklich hilfreich ist, ist die Möglichkeit, das Vernehmung an jemanden zu streamen, der sich nicht im Raum befindet. Das ist vorteilhaft für komplexe Ermittlungen, bei denen wir vielleicht jemanden wie einen Experten auf einem bestimmten Gebiet brauchen, der das Vernehmung beobachtet.“

Signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen

Durch die Umstellung auf die digitale Lösung von Davidhorn wurden viele zeitaufwändige Prozesse, die mit dem alten DVD-basierten System verbunden waren, eliminiert.

„Unsere Zeit ist so wichtig und eine Aufnahmelösung wie diese spart uns eine Menge Zeit. Früher, als wir noch DVDs verwendeten, mussten wir Etiketten abziehen, um sie auf die Discs für Master- und Arbeitskopien zu kleben. Das Aufstellen des alten PACE-Geräts, das Anschließen, das Aufstellen der Lautsprecher – mit den neuen Lösungen sparen wir so viel Zeit.“

Der integrierte Transkriptionsdienst ist ein weiterer Bereich, in dem die Stadtverwaltung Vorteile sieht.

„Wir nutzen die Transkriptionsfunktion, und ich denke, dass sie sich weiterentwickeln wird, wenn sie besser wird. Sie ist immer noch sehr gut und wird uns eine Menge Geld sparen, da wir früher ein externes Transkriptionsunternehmen beauftragt haben.“

Auch die Speicherung wurde drastisch vereinfacht, da kein physischer Speicherplatz mehr für DVDs benötigt wird, die bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden müssen.

„Wir haben einen riesigen Schrank voller DVDs, die wir nicht mehr haben werden. Das ist wirklich gut für uns. Wir können gar nicht glauben, wie wir bisher ohne dieses System gearbeitet haben, denn alle haben dasselbe veraltete System benutzt.“

Blick in die Zukunft

Das Team erkundet weiterhin die Möglichkeiten des Systems und freut sich darauf, zusätzliche Funktionen wie die Freigabefunktion für die Zusammenarbeit mit dem Rechtsteam zu nutzen, und ist gespannt auf die Erweiterungen des Transkriptionsdienstes.

Insgesamt hat der Stadtrat von Reading mit Davidhorn durchweg positive Erfahrungen gemacht und seinen Vernehmungsprozess effizienter und zuverlässiger gestaltet, so dass er den Anforderungen des modernen Zeitalters entspricht.